Privacy- en cookieverklaring

Hoe gaan wij om met jouw privacy? 

Wat goed dat je op dit moment deze privacy- en cookieverklaring aan het lezen bent. Bedrijven zoals dit juridisch kantoor moeten (gelukkig) aan best wat privacyregels voldoen. In deze privacy- en cookieverklaring vertellen wij je welke persoonsgegevens er worden verwerkt door ons, op welke manier wij jouw gegevens beveiligen en wat jouw rechten zijn. Wees gerust, we zijn geen groot bedrijf dat erop uit is zoveel mogelijk van je gegevens te verzamelen en deze mogelijk zelfs doorverkoopt aan een derde partij. Wij maken ook geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming (waaronder ook profilering wordt begrepen). 

Je bent trouwens niet verplicht om persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Wij zullen er alles aan doen om de verwerking van persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Indien dit redelijkerwijs niet van ons verlangd kan worden, kan jouw weigering om persoonsgegevens te verstrekken er mogelijk toe leiden dat onze rechtsverhouding niet tot stand kan komen of voort kan duren. 

Wie zijn wij? 

Spaans&Spaans is de verantwoordelijke voor de verwerking en gevestigd op het volgende adres: 

Vijzelstraat 68  
1017 HL 
Amsterdam 
KvK: 71533230 

Telefoonnummer: 020 2619633 

Heb je vragen of opmerkingen over de verwerking van je persoonsgegevens door ons? Stuur ons dan een mailtje ([email protected]), of neem telefonisch of schriftelijk contact met ons op.  

Welke gegevens verwerken wij mogelijk van jou? 

• voor- en achternaam 
• e-mailadres (zakelijk en privé) 
• telefoonnummer (vast en mobiel) 
• adresgegevens (particulieren) 
• bedrijfsgegevens (vestigingsadres, postadres, KvK-nummer, handelsnaam) 
• persoonsgegevens voortvloeiend uit communicatie met ons 
• financiële gegevens, zoals betalingsgegevens en factuurgegevens  
• Social media accountnamen 

 In de meeste gevallen, ontvangen wij deze persoonsgegevens direct van jouzelf. Het kan voorkomen dat wij gegevens verkrijgen uit openbare bronnen, zoals het handelsregister van de Kamer van Koophandel of zakelijke websites. 

Wat zijn de doeleinden van de gegevensverwerking? 

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor een van de volgende doeleinden: 

• omdat wij graag willen dat je contact met ons kan opnemen, wanneer je een vraag hebt over een juridische kwestie of bijvoorbeeld meer over onze diensten te weten wilt komen, hebben wij op onze website een (contact)formulier geplaatst. We verzoeken je om hierop je naam, telefoonnummer, e-mailadres, onderwerp en overige informatie in te vullen. Je kunt natuurlijk ook op een andere manier contact met ons opnemen. Deze gegevens worden door ons opgeslagen en bewaard, zodat wij de mogelijkheid hebben om de door jou online gestelde vragen te kunnen beantwoorden, of op jouw verzoek te kunnen reageren. 

• ook verwerken wij persoonsgegevens met als doeleinde het door ons uit kunnen voeren van een zogeheten overeenkomst van opdracht, het aanmaken van een dossier (client folder- en portal) en het onderhouden van de hieruit voortkomende relatie. Het verwerken van jouw persoonsgegevens is noodzakelijk om onze diensten aan te kunnen bieden. De gegevens die in dit kader door ons verwerkt worden, betreffen in elk geval je (volledige) naam, contact- en adresgegevens, betalingsgegevens, mogelijke bedrijfsgegevens en andere relevante persoonsgegevens. Het is bovendie mogelijk dat wij gegevens te zien krijgen van een wederpartij van onze cliënt, voor de afhandeling van een geschil. 

• verder verwerken wij persoonsgegevens indien de klant een reactie plaatst onder een van onze blogs (deze optie is tijdelijk uitgeschakeld) of op een social media account van Spaans&Spaans. 

• een mooie review willen wij graag op onze website of social media kanalen plaatsen. Wij vragen altijd om jouw toestemming, voordat wij een review plaatsen op onze website of social media kanalen. Wij verwerken hiervoor jouw naam, handelsnaam en beoordeling. Deze review laten we in principe voor onbepaalde tijd staan, totdat jij aangeeft de review te willen laten verwijderen. 

Wanneer verwijderen wij jouw gegevens? 

In zijn algemeenheid geldt: jouw gegevens worden door ons uitsluitend gebruikt voor de doeleinden zoals hierboven beschreven. Zodra deze gegevens echter niet meer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, is het wettelijk niet toegestaan ze nog langer te bewaren. Wij vinden dit niet meer dan logisch en bovendien zien wij het bij Spaans&Spaans eerlijk gezegd ook niet zo zitten om gigantische archieven met klantgegevens aan te leggen. 

Uiteraard kunnen wij persoonsgegevens langer bewaren op grond van een (wettelijke) verplichting en rekening houdend met eventuele verjaringstermijnen. 

Ontvangen derde partijen jouw gegevens? 

Wij delen gegevens met derde partijen indien wij dit noodzakelijk achten. Met alle (sub)verwerkers sluiten wij een (verwerkers)overeenkomst. De volgende derden, waaronder onze verwerkers, ontvangen gegevens van ons: 

• Hostingverlener van deze website (Cloudflare)
• Boekhouder, boekhoudprogramma en CRM-systeem (Gripp)
• Bezorgdiensten (zoals PostNL)
• Mailservers (Gmail)
• Microsoft 365
• Telefoondiensten (zoals Bizziphone) 
• Leverancier van ons client portal (Rally) 
• Derde partijen die worden ingeschakeld namens en in opdracht van ons, zoals deurwaarders 
• Overige IT- leveranciers en dienstverleners 
• Partijen aan wie wij gegevens verstrekken omdat de wet ons daar simpelweg toe verplicht. 

Is er sprake van doorgifte van je gegevens aan landen buiten de EU? 

Doorgifte van gegevens aan landen buiten de EU zal door Spaans&Spaans zo veel mogelijk worden beperkt. Indien dit toch noodzakelijk is, zullen wij slechts gegevens doorgeven aan landen die een passend beschermingsniveau waarborgen. 

Social media buttons? 

Op onze website vind je social media-buttons van Facebook, Instagram, LinkedIn en mogelijke andere links naar websites van derden. Het privacyreglement van het specifieke platform is op deze link van toepassing en niet dit privacy statement. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een veilige manier met jouw gegevens omgaan. Je kan hier lezen hoe deze platforms omgaan met jouw privacy: 

• Facebook 

• Instagram 

• LinkedIn 

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens? 

Alle teamleden van Spaans&Spaans zijn ervan doordrongen dat zij zeer zorgvuldig met de verkregen persoonsgegevens om dienen te gaan. In dit kader hebben wij onder meer een intern beveiligingsbeleid opgesteld. Ook hebben wij de vereiste technische maatregelen genomen teneinde de beveiliging van persoonsgegevens zo goed mogelijk te garanderen, zoals bijvoorbeeld anti-virus maatregelen en het creëren van wachtwoord beveiligde omgevingen. Daarnaast reduceren wij het veiligheidsrisico substantieel door middel van het zo snel mogelijk weer verwijderen van je gegevens. Uiteraard hebben wij op deze website een TLS (voorheen SSL) geïnstalleerd.  

Maakt deze website gebruik van cookies? 

Ook deze website maakt gebruik van cookies. Er worden noodzakelijke cookies gehanteerd, zodat deze website naar behoren kan functioneren. Wij gebruiken Google Analytics om het aantal websitebezoekers bij te kunnen houden en bezoekersgedrag te kunnen analyseren, maar hebben deze dienst privacyvriendelijk ingesteld. Dit betekent dat er wél persoonsgegevens worden verwerkt, maar het gebruik van deze cookies geringe gevolgen heeft voor jouw privacy. Wij hebben natuurlijk met Google een verwerkersovereenkomst gesloten, het laatste octet van het IP-adres gemaskeerd, ‘gegevens delen’ uitgezet en we maken ook geen gebruik van andere Google diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies. Je kunt jouw cookievoorkeuren op elk moment wijzigen via de cookiebanner die op deze website wordt getoond. 

Wat zijn je rechten? 

Onder de huidige privacywetgeving heb jij een aantal rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je een van onderstaande rechten uit wil oefenen, kun je ons dit laten weten door een e-mail te sturen naar [email protected], of telefonisch of schriftelijk contact op te nemen. Ook als je niet helemaal zeker weet of het mogelijk is om beroep op een specifiek recht te doen, of andere, aan je rechten gerelateerde vragen hebt, kun je gebruikmaken van bovenstaand e-mailadres om hierover contact met ons op te nemen. 

Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens 

Je hebt te allen tijde het recht om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen over de verwerking van je persoonsgegevens door Spaans&Spaans. Dit kun je doen door het klachtenformulier in te vullen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Recht van inzage, rectificatie, wissen of beperking en verzet 

Je hebt het recht om bij ons een verzoek in te dienen tot inzage en eventuele rectificatie van je persoonsgegevens, tot het wissen van je persoonsgegevens of tot het grenzen stellen aan onze verwerking van je persoonsgegevens. Als je het er niet mee eens bent dat Spaans&Spaans je persoonsgegevens verwerkt, heb je het recht om tegen die gegevensverwerking bezwaar te maken. Indien je bezwaar hebt tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor commerciële doeleinden, zullen wij jouw verzoek tot stopzetting van dit gebruik altijd honoreren. 

Recht op overdraagbaarheid van je gegevens 

Indien je aan ons persoonsgegevens hebt verstrekt, heb je het recht om deze persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm van ons te verkrijgen, zodat je deze gegevens aan een andere partij kunt overdragen. Indien dit technisch mogelijk is, zullen wij de gegevens in kwestie desgewenst rechtstreeks naar de andere partij verzenden. 

Recht tot het intrekken van je toestemming tot gegevensverwerking 

Je hebt het recht om je toestemming tot de verwerking van je persoonsgegevens te allen tijde weer in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking. 

Kan deze verklaring gewijzigd worden? 

Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst aangepast op 10 januari 2025. Wij kunnen deze privacy- en cookieverklaring te allen tijde wijzigen. Indien de privacy- en cookieverklaring door ons gewijzigd wordt, zullen wij de gewijzigde versie vanzelfsprekend op onze website publiceren.